Wie du durch das Ordnen deiner Dokumente viel Geld sparst

Auf dem Schreibtisch, in den Schubladen und in den Schränken türmen sie sich zu Massen auf: deine Dokumente. Erst wenn wirklich alles voll ist, Rechnungen nicht mehr gefunden oder doppelt bezahlt werden, wächst die Einsicht, dass es so nicht mehr weiter gehen kann und wir uns einen Überblick verschaffen müssen. Aber wie fängt man an? 

 

Am besten nutzt du einen langen Tisch oder aber auch deinen Fußboden und teilst deine Stapel erst einmal in zwei große Gruppen auf:

  1. Privates 
  2. Geschäftliches

 

 

 

Nun gehen wir ein bißchen tiefer in die Materie: Als nächstes bildest du drei Untergruppen, für die du dir drei Post-its beschriftest:

  • Aufbewahren, scannen und ablegen
  • Zu erledigen
  • Schreddern 

Teile nun deine gesamte Ablage auf diese 3 Rubriken auf. Du wirst erstaunt sein, wie viel überflüssige Korrespondenz du im Laufe der Zeit gesammelt und aufbewahrt hast, die du nicht aufbewahren musst. Auch wenn wir eigentlich im digitalen Zeitalter angekommen sein sollten, ist es in Wirklichkeit doch bei den meisten so, dass sie ihre Unterlagen in Ordner stopfen und diese dann viel Platz in Anspruch nehmen. Eine gute Übersicht fehlt. Aber das muss nicht sein. In der Regel sind deine Dokumente viel besser gescannt und mit Tag versehen in deinem Computer abgelegt. Natürlich ist es auch hier sehr wichtig, sich im Vorfeld über eine geeignete Ordnerstruktur Gedanken zu machen, das gleiche gilt natürlich auch für deine Papierordner. Unerlässlich bei der digitalen Speicherung ist eine entsprechende Datensicherung.

Das Papierlose Büro hat noch einen ganz entscheidenden Vorteil: Man gewinnt Platz und vor allem Transparenz. So kann man sich wieder besser auf das Wesentliche konzentrieren und findet schnell, was man sucht.

 

Nachfolgend findest du die aktuellen Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen: 

Meine Quelle: @ARAG. Angaben ohne Gewähr.

 

Ein Leben lang: Standesamtliche Urkunden (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen) Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse, Ärztliche Gutachten, Belege über vorhandenes Wohneigentum

 

Mindestens bis zur Rente: Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

 

Für die gesamte Laufzeit: Versicherungsunterlagen für jegliche Policen

Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z. B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

 

Für die gesamte Gebrauchsdauer: Nachweise für die Hausratversicherung (z. B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)

 

30 Jahre: Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen

 

6 Jahre: Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt

 

4 Jahre: Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)

 

3 Jahre: Alte Mietverträge, Kautionsquittungen, Übergabeprotokolle

 

2 Jahre: Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)

Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)